Come organizzare l’archivio dell’ufficio al meglio

Anche se negli ultimi tempi, con l’arrivo delle nuove tecnologie, i documenti cartacei vengono sempre più sostituiti da quelli digitali, le scartoffie e le pratiche sono ancora un problema in molti uffici: per riuscire ad avere un archivio organizzato e perfettamente ordinato occorre una buona dose di pazienza e di ordine, ma spesso e volentieri con tutto quello che c’è da fare si tende ad accumulare documenti di vario tipo tutti insieme. Il risultato? Ore ed ore perse a rimettere tutto in ordine, pratiche perse e scomparse nel nulla, documenti rovinati o stropicciati sotto il peso di altri plichi di carta e così via. Insomma, avere un metodo nella gestione dell’archivio dell’ufficio può risultare davvero utile, e oggi vediamo come fare per organizzare al meglio tutti i documenti, in modo da averli sempre a portata di mano e trovarli immediatamente all’occorrenza.

Cosa occorre per organizzare al meglio l’archivio in ufficio

Naturalmente, per poter organizzare al meglio l’archivio del vostro ufficio avrete bisogno di una serie di strumenti: niente paura, non si tratta di nulla di strano e probabilmente avrete già molto di quello che vi occorre!

Raccoglitori ad anelli

I raccoglitori ad anelli sono indispensabili per organizzare i documenti ed archiviarli in modo coerente: naturalmente per utilizzare questo tipo di raccoglitori avrete bisogno anche di buste in plastica perforate che vi permetteranno di inserire tutti i fogli ed evitare che si rovinino. Tuttavia, ricordatevi di fare sempre una fotocopia dei documenti su carta termica (come ad esempio un fax) perché gli originali rischierebbero di sbiadire molto presto e diventare così illeggibili. Se dovete inserire molti documenti in un unico raccoglitore ad anelli, potete utilizzare dei divisori in cartoncino colorati e annotare su questi l’argomento specifico: in questo modo riuscirete a trovare subito quello che cercate senza dover sfogliare troppe pagine.

Cartelle portaprogetti

Anche le cartelle portaprogetti possono risultare utilissime per l’archiviazione dei vostri documenti: in esse potrete inserire tutto il materiale e i raccoglitori che riguardano un determinato ambito di lavoro, un cliente, un fornitore e via dicendo, in modo da avere tutta la documentazione in un unico posto. Le cartelle portaprogetti sono un must have per un ufficio ordinato e ben organizzato: alcune sono già dotate di uno spazio bianco sul lato per poter scrivere l’argomento o il nome del cliente e poterle così identificare immediatamente senza perdite di tempo, altre non hanno nulla ma basta applicare delle etichette adesive per ovviare a questo problema. 

Cartelline in carta

Se avete diversi documenti ma il loro volume è comunque troppo ridotto per riempire un raccoglitore ad anelli o peggio ancora una cartella portaprogetti, allora avrete bisogno di utilizzare delle cartelline in carta o cartoncino: pratiche ed economiche, vi permetteranno di tenere tutti i documenti in ordine e non avere più fogli svolazzanti. Le cartelline in carta possono tornare utili anche se dovete portare con voi delle pratiche: sono comode da trasportare a differenza delle cartelle portaprogetti che, più ingombranti e voluminose, risultano più funzionali se lasciate su uno scaffale.