Come organizzare l’archivio dell’ufficio al meglio

Anche se negli ultimi tempi, con l’arrivo delle nuove tecnologie, i documenti cartacei vengono sempre più sostituiti da quelli digitali, le scartoffie e le pratiche sono ancora un problema in molti uffici: per riuscire ad avere un archivio organizzato e perfettamente ordinato occorre una buona dose di pazienza e di ordine, ma spesso e volentieri con tutto quello che c’è da fare si tende ad accumulare documenti di vario tipo tutti insieme. Il risultato? Ore ed ore perse a rimettere tutto in ordine, pratiche perse e scomparse nel nulla, documenti rovinati o stropicciati sotto il peso di altri plichi di carta e così via. Insomma, avere un metodo nella gestione dell’archivio dell’ufficio può risultare davvero utile, e oggi vediamo come fare per organizzare al meglio tutti i documenti, in modo da averli sempre a portata di mano e trovarli immediatamente all’occorrenza.

Cosa occorre per organizzare al meglio l’archivio in ufficio

Naturalmente, per poter organizzare al meglio l’archivio del vostro ufficio avrete bisogno di una serie di strumenti: niente paura, non si tratta di nulla di strano e probabilmente avrete già molto di quello che vi occorre!

Raccoglitori ad anelli

I raccoglitori ad anelli sono indispensabili per organizzare i documenti ed archiviarli in modo coerente: naturalmente per utilizzare questo tipo di raccoglitori avrete bisogno anche di buste in plastica perforate che vi permetteranno di inserire tutti i fogli ed evitare che si rovinino. Tuttavia, ricordatevi di fare sempre una fotocopia dei documenti su carta termica (come ad esempio un fax) perché gli originali rischierebbero di sbiadire molto presto e diventare così illeggibili. Se dovete inserire molti documenti in un unico raccoglitore ad anelli, potete utilizzare dei divisori in cartoncino colorati e annotare su questi l’argomento specifico: in questo modo riuscirete a trovare subito quello che cercate senza dover sfogliare troppe pagine.

Cartelle portaprogetti

Anche le cartelle portaprogetti possono risultare utilissime per l’archiviazione dei vostri documenti: in esse potrete inserire tutto il materiale e i raccoglitori che riguardano un determinato ambito di lavoro, un cliente, un fornitore e via dicendo, in modo da avere tutta la documentazione in un unico posto. Le cartelle portaprogetti sono un must have per un ufficio ordinato e ben organizzato: alcune sono già dotate di uno spazio bianco sul lato per poter scrivere l’argomento o il nome del cliente e poterle così identificare immediatamente senza perdite di tempo, altre non hanno nulla ma basta applicare delle etichette adesive per ovviare a questo problema. 

Cartelline in carta

Se avete diversi documenti ma il loro volume è comunque troppo ridotto per riempire un raccoglitore ad anelli o peggio ancora una cartella portaprogetti, allora avrete bisogno di utilizzare delle cartelline in carta o cartoncino: pratiche ed economiche, vi permetteranno di tenere tutti i documenti in ordine e non avere più fogli svolazzanti. Le cartelline in carta possono tornare utili anche se dovete portare con voi delle pratiche: sono comode da trasportare a differenza delle cartelle portaprogetti che, più ingombranti e voluminose, risultano più funzionali se lasciate su uno scaffale.

Ristrutturare l’ufficio con i pallet – idee green

Negli ultimi anni si è diffusa sempre più la tendenza a riutilizzare i pallet per creare nuovi arredamenti a costo zero e decisamente green: i classici bancali che vengono utilizzati per il trasporto di merci e che spesso e volentieri le aziende non sanno dove smaltire, possono essere reperiti un po’ ovunque e addirittura, sull’onda del nuovo trend nel mondo degli arredi, diverse aziende ne hanno approfittato per rivendere i pallet nuovi a costi davvero esagerati! Se quindi conoscete qualcuno che lavora in un’azienda piuttosto grossa, provate a chiedere perché molto probabilmente sarà in grado di procurarvi dei pallet a costo zero e anzi, l’azienda ne sarà addirittura felice perché smaltire questi bancali ha dei costi non indifferenti!

I pallet comunque, come dicevamo, possono essere utilizzati per creare mobili e complementi d’arredo all’avanguardia: sono ormai diversi gli uffici in cui si possono trovare elementi realizzati riutilizzando i pallet e sembra che questa tendenza continuerà ad andare avanti ancora per un bel po’. Dopotutto, grazie ai pallet potrete ristrutturare il vostro ufficio senza spendere un euro, rendere il suo design al passo con i tempi e più ecologico perché appunto realizzato con materiali da riciclo. Insomma, i vantaggi dei pallet sono moltissimi e oggi vediamo quali sono le creazioni più belle e semplici da realizzare per ottenere un ufficio nuovo di zecca a costo zero!

Le scrivanie da ufficio realizzate con i pallet

Realizzare delle scrivanie da ufficio con i pallet è davvero molto semplice: basta unire i bancali e l’unica cosa extra che occorre è un piano in plexiglass, vetro o legno, a seconda dei vostri gusti. Per rendere le scrivanie più belle e durature, la cosa migliore da fare è lisciare il legno con della carta vetrata e stendere una mano di vernice trasparente impermeabile: in questo modo le scrivanie saranno resistenti all’umidità, dureranno di più e saranno del tutto sicure.

Librerie e mensole con i pallet

Le scrivanie non sono gli unici arredi che si possono realizzare con i pallet: in un ufficio sono indispensabili degli scaffali e delle mensole in cui riporre tutti i documenti ed i manuali. Bene, anche queste si possono creare senza troppi problemi riciclando dei pallet: esistono diversi metodi per farlo e online è possibile trovare molti video tutorial da seguire passo passo ma una cosa è certa, si tratta di operazioni facilissime che richiedono poco tempo e soprattutto a costo zero e di grande effetto!

Un’area relax tutta di pallet

Come abbiamo già detto in un precedente approfondimento, le sedie da ufficio sono importantissime per la salute e per evitare problemi alla cervicale e alla schiena quindi sono le uniche cose che è meglio non realizzare con i pallet. Nonostante questo però, se avete dello spazio in più e volete creare un’area relax originale con un budget limitato, potete sempre sfruttare le potenzialità dei bancali riciclati per realizzare delle poltrone: vi basterà unire i bancali tra di loro e acquistare qualche cuscino in modo da rendere la seduta più comoda, ed il gioco è fatto!