Anche se negli ultimi tempi, con l’arrivo delle nuove
tecnologie, i documenti cartacei vengono sempre più sostituiti da quelli
digitali, le scartoffie e le pratiche
sono ancora un problema in molti uffici: per riuscire ad avere un archivio
organizzato e perfettamente ordinato occorre una buona dose di pazienza e di
ordine, ma spesso e volentieri con tutto quello che c’è da fare si tende ad
accumulare documenti di vario tipo tutti insieme. Il risultato? Ore ed ore
perse a rimettere tutto in ordine, pratiche perse e scomparse nel nulla,
documenti rovinati o stropicciati sotto il peso di altri plichi di carta e così
via. Insomma, avere un metodo nella
gestione dell’archivio dell’ufficio può risultare davvero utile, e oggi
vediamo come fare per organizzare al meglio tutti i documenti, in modo da
averli sempre a portata di mano e trovarli immediatamente all’occorrenza.
Cosa occorre per organizzare al meglio l’archivio in ufficio
Naturalmente, per poter organizzare al meglio l’archivio del
vostro ufficio avrete bisogno di una serie di strumenti: niente paura, non si
tratta di nulla di strano e probabilmente avrete già molto di quello che vi
occorre!
Raccoglitori ad anelli
I raccoglitori ad
anelli sono indispensabili per organizzare i documenti ed archiviarli in modo
coerente: naturalmente per utilizzare questo tipo di raccoglitori avrete
bisogno anche di buste
in plastica perforate che vi permetteranno di inserire tutti i fogli ed
evitare che si rovinino. Tuttavia, ricordatevi di fare sempre una fotocopia dei
documenti su carta termica (come ad esempio un fax) perché gli originali
rischierebbero di sbiadire molto presto e diventare così illeggibili. Se dovete
inserire molti documenti in un unico raccoglitore ad anelli, potete utilizzare
dei divisori
in cartoncino colorati e annotare su questi l’argomento specifico: in
questo modo riuscirete a trovare subito quello che cercate senza dover
sfogliare troppe pagine.
Cartelle portaprogetti
Anche le cartelle portaprogetti possono
risultare utilissime per l’archiviazione dei vostri documenti: in esse potrete
inserire tutto il materiale e i raccoglitori che riguardano un determinato
ambito di lavoro, un cliente, un fornitore e via dicendo, in modo da avere
tutta la documentazione in un unico posto.
Le cartelle portaprogetti sono un must have per un ufficio ordinato e ben
organizzato: alcune sono già dotate di uno spazio bianco sul lato per poter
scrivere l’argomento o il nome del cliente e poterle così identificare
immediatamente senza perdite di tempo, altre non hanno nulla ma basta applicare
delle etichette
adesive per ovviare a questo problema.
Cartelline in carta
Se avete diversi
documenti ma il loro volume è comunque troppo ridotto per riempire un
raccoglitore ad anelli o peggio ancora una cartella portaprogetti, allora
avrete bisogno di utilizzare delle
cartelline in carta o cartoncino: pratiche ed economiche, vi permetteranno di tenere tutti i documenti
in ordine e non avere più fogli svolazzanti. Le cartelline in carta possono
tornare utili anche se dovete portare con voi delle pratiche: sono comode da trasportare a differenza
delle cartelle portaprogetti che, più ingombranti e voluminose, risultano più
funzionali se lasciate su uno scaffale.